Al eerder schreven we wat er gebeurt als je 6 uur per dag werkt. Volgens onderzoek van Stanford University, die proberen de relatie tussen gewerkte uren en productiviteit te kwantificeren, neemt de productie van werknemers na een 50-urige werkweek sterk af en na 55 uur valt het van de klif. Zo veel zelfs dat iemand die 70 uur werkt, met die extra 15 uur niets meer produceert. In plaats van die extra uren in te voeren, kun je effectiever werken door je te richten op wat er echt toe doet.
1. Snijd het vet bij
Je staat bij de startlijn van een groot project dat je zojuist toegewezen hebt gekregen. Je hebt gedachtes in je hoofd over waar te beginnen en wat je nodig hebt om de klus op tijd klaar te krijgen. Vervolgens maak je een to-do-lijst die massaal omvangrijk is.
Het probleem met deze onbeheerste to-do-lijsten is dat ze overweldigend zijn en voorkomen dat je productief bent. Dat komt omdat je je energie richt op onbelangrijke taken en activiteiten. Als je ze later uitstelt, heb je het druk en heb je misschien geen tijd meer om ze te doen.
In plaats daarvan houd je een lijst bij die je alleen laat concentreren op de 3 tot 5 meest dringende, belangrijke en uitdagende taken voor de dag. Concentreer je op één taak tegelijk voordat je doorgaat naar minder kritische taken. Als je dat doet, zul je productiever werken.
2. Meet de resultaten, niet de tijd
Als het op productiviteit aankomt, richten we ons vaak op hoeveel tijd iets in beslag neemt, in tegenstelling tot wat we in een dag echt hebben bereikt. De druk om tot een bepaalde tijd aan je bureau te moeten zitten, creëert een fabriekachtige cultuur. Als de hersenen moe zijn, werken ze niet goed en wanneer je voelt dat je gedwongen wordt om je capaciteiten te boven te gaan, begin je je werk minder leuk te vinden.
Een manier om je te helpen met het meten van resultaten in plaats van tijd, is door een logboek bij te houden. Hierin schrijf je van alles wat je op een dag hebt voltooid. Door deze lijst bij te houden, voel je je meer gemotiveerd en gefocust omdat je echt kunt zien wat je hebt bereikt.
3. Heb een aanpassing in je houding
We zijn effectiever op werk als we een ‘positieve instelling’ hebben. Mensen met een goede instelling nemen het initiatief wanneer ze maar kunnen. Ze helpen graag een collega in nood, nemen de speling op wanneer iemand ziek is en zorgen ervoor dat hun werk volgens de hoogste normen wordt gedaan.
Een goede houding zorgt ervoor dat je de verantwoordelijkheid voor jezelf opneemt en beslissingen gemakkelijker kunt nemen omdat ze op je intuïtie zijn gebaseerd.
4. Communiceren, communiceren, communiceren
Of je nu freelancer, ondernemer of werknemer bent, er zullen momenten zijn waarop je met anderen zult moeten werken. Daarom moet je je communicatie- en samenwerkingsvaardigheden versterken. Wanneer je dat doet, voorkom je eventuele misverstanden en miscommunicaties.
Je kunt het oefenen door te beginnen met het verbeteren van je actieve luistervaardigheden en bij het communiceren op één onderwerp te blijven. Houd bijvoorbeeld het opstellen van een e-mail het kort en duidelijk. Gooi niet te veel irrelevante informatie in het bericht omdat dit de ontvanger alleen maar in verwarring brengt.
5. Creëer een routine en houd je eraan
Wanneer we routines vastleggen, kunnen we taken sneller uitvoeren, omdat we niet zozeer moeten “nadenken” over de taak. Het werkt als een automatische piloot. Maak een routine die voor jou werkt, en houd je hieraan. Bijvoorbeeld:
- Wekker om 5:15, oefen, douchen, aankleden, schrijven en reflecteren, reageren op e-mails en doelen stellen voor de dag.
- Van 6:30 uur tot 8:00 uur werken aan de moeilijkste en belangrijkste taken van de dag.
- Werk aan de volgende belangrijkste taken van 08.00 uur tot 11.00 uur
- 12:00 uur lunchen en taken afmaken.
- 15.00 uur vergaderingen, telefoontjes en afleiding.
- 18:00 uur verlaat het werk om te ontspannen en tijd door te brengen met gezin.
6. Automatiseer meer taken
Beperk de hoeveelheid beslissingen die u de hele dag moet nemen. Mark Zuckerberg droeg jaren dezelfde outfit. Het voorkwam vermoeidheid.
“Het geheim om dingen makkelijker en sneller voor elkaar te krijgen, is om ze meer automatisch te maken, dus ze hebben minder energie nodig”, schreef Tony Schwartz, journalist en CEO van The Energy Project.
Als je energie besteedt aan iets dat onbelangrijk is, zul je minder energie hebben om een moeilijk probleem op te lossen. Wil en discipline nemen af naarmate de dag vordert. Met andere woorden: bouw routines en gewoonten op zodat je niet constant hoeft te beslissen. Concentreer je op de belangrijke werkbeslissingen.
7. Stop met multitasking
In feite zijn mensen gewoon niet in staat om meerdere dingen tegelijk te doen. “Mensen kunnen niet goed multitasken en wanneer mensen zeggen dat ze dat kunnen, begoochelen ze zichzelf”, zegt neurowetenschapper Earl Miller. “Het brein is erg goed in zichzelf bedriegen.”
In plaats daarvan verplaatsen we onze aandacht eenvoudig van de ene naar de andere taak. “Als je van taak naar taak overschakelt, denk je dat je tegelijkertijd aandacht besteedt aan alles om je heen, maar dat doe je niet,” zei Miller. “Je let niet op een of twee dingen tegelijk, maar je schakelt heel snel om.”
Onderzoekers ontdekten dat ze daadwerkelijk het brein kunnen zien worstelen met multitasken. Dus stop de volgende keer als je de neiging hebt om te multitasken. Neem een korte pauze en ga terug om je te concentreren op wat je op dit moment moet doen. Als dat eenmaal is gebeurd, kun je verdergaan met iets anders.
8. Verlicht stress
Omdat stress fysieke, emotionele en gedragsproblemen kan veroorzaken – die van invloed kunnen zijn op uw gezondheid, energie, welzijn en mentale alertheid – is het geen verrassing dat stress werkprestaties belemmert. Het goede nieuws is dat je die stress op de werkplek misschien kunt verlichten.
De meest effectieve manieren om te ontspannen zijn sporten, mediteren, lezen, luisteren naar muziek, tijd doorbrengen met vrienden of familie, een massage krijgen, naar buiten gaan voor een wandeling en yoga doen.
De minst effectieve strategieën zijn gokken, winkelen, roken, drinken, eten, videogames spelen, internetten en meer dan twee uur tv kijken.”
Ook kan jij stress de baas blijven door van tevoren controle over de situatie te krijgen. Begin een dag van tevoren met plannen en blijf bij je routine. Op deze manier weet je wat je kunt verwachten.
9. Doe wat je leuk vindt
Zelfs als je een droombaan hebt, zullen er nog steeds taken zijn waar je niet gek op bent. Richt je meer op het werk dat je echt leuk vindt om te doen. Wanneer je dat doet, voel je je meer vervuld, geïnspireerd, uitgedaagd en productiever.